La scrittura di un’email è uno dei momenti in cui questa sicurezza si misura più spesso: capita quasi ogni giorno, richiede di trovare le parole giuste in poco tempo e lascia una traccia scritta di come ci si presenta a un cliente, un fornitore o un collega straniero. Un’email ben scritta trasmette affidabilità e rispetto per l’interlocutore, oltre a evitare fraintendimenti.
Le indicazioni che seguono ripercorrono la struttura di un’email in inglese riconosciuta a livello internazionale, le espressioni utili da usare nelle diverse fasi della comunicazione e alcuni esempi, pronti per essere adattati alle proprie esigenze.
La struttura di un’email formale alterna alcune sezioni ben definite:
- Subject line (oggetto) – Deve essere sintetico e informativo, così da comunicare subito lo scopo del messaggio. Esempi: “Meeting Request: Project Timeline Review” oppure “Follow-up: Q3 Budget Proposal”.
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Salutation (saluto iniziale) – La formula di apertura varia in base al grado di formalità e alla conoscenza del destinatario:
- “Dear Mr. Rossi,” / “Dear Ms. Bianchi,” quando si conosce il nome e si desidera un registro formale.
- “Dear Sir or Madam,” quando non si conosce il destinatario.
- “Hello [Name],” o “Hi [Name],” in contesti professionali ma meno formali, ad esempio con colleghi o interlocutori con cui si è già in contatto.
- Opening line (apertura) – La prima riga introduce il contesto o il motivo dell’email, spesso con un breve riferimento cortese: “I hope this email finds you well” oppure, in tono più diretto e orientato al risultato: “I am writing to follow up on our conversation from last week”.
- Body (corpo del messaggio) – Il contenuto vero e proprio dell’email dovrebbe essere organizzato in paragrafi brevi, ciascuno dedicato a un’idea principale. Nelle comunicazioni di lavoro in inglese si privilegia la chiarezza: frasi non troppo lunghe, un’informazione per paragrafo, eventuali richieste o azioni indicate in modo esplicito.
- Closing line (chiusura) – Prima del saluto finale è utile riepilogare il prossimo passo o ringraziare l’interlocutore: “Please let me know if you have any questions” oppure “Thank you for your time and consideration”.
- Sign-off (formula di saluto finale) – Le formule più utilizzate nella corrispondenza professionale sono “Best regards,”, “Kind regards,” o, in contesti più formali, “Yours sincerely,” (quando ci si è rivolti a una persona per nome) e “Yours faithfully,” (quando l’email si apre con “Dear Sir or Madam”).
- Signature (firma) – La firma dovrebbe includere nome e cognome, ruolo, nome dell’azienda e, quando utile, un recapito diretto: elementi che, soprattutto nelle prime comunicazioni con un nuovo interlocutore, contribuiscono a stabilire credibilità professionale.
Frasi utili per ogni fase dell’email
Conoscere alcune strutture utili per le email in inglese permette di scrivere con maggiore sicurezza.
Per introdurre il motivo del contatto
- “I am writing to inform you that…”
- “I am writing to enquire about…”
- “I am contacting you regarding…”
Per fare una richiesta
- “Could you please send me…?”
- “I would appreciate it if you could…?”
- “Would it be possible to arrange a call this week?”
Per allegare un documento
- “Please find attached the report we discussed.”
- “I have attached the document for your review.”
- “Kindly find enclosed the requested files.”
Per fare un follow-up
- “I just wanted to follow up on my previous email.”
- “I am writing to check whether you had a chance to review my last message.”
- “As discussed during our call, I am sending you…”
Per comunicare un problema o un ritardo
- “I regret to inform you that…”
- “Unfortunately, we are experiencing a delay in…”
- “I apologize for any inconvenience this may cause.”
Per fissare o confermare un appuntamento
- “Would you be available for a call on Thursday afternoon?”
- “I would like to schedule a meeting to discuss…”
- “Just to confirm, we will meet at 10 a.m. (CET) via video call.”
Per chiudere in modo cortese
- “Please do not hesitate to contact me if you need further information.”
- “I look forward to hearing from you.”
- “Thank you again for your availability.”
Esempi di email di lavoro in inglese
Ecco alcuni esempi di email in inglese per situazioni frequenti nel contesto professionale, utili come base da personalizzare.
Esempio 1: Richiesta di informazioni a un fornitore
Subject: Request for Product Information
Dear Mr. XXX,
I hope this email finds you well. I am writing to request further information about your company’s range of industrial components, in particular regarding availability and delivery times for international orders.
Could you please send me an updated catalogue along with your current price list? It would also be helpful to know your standard lead times for shipments to Italy.
Thank you in advance for your assistance. I look forward to hearing from you.
Kind regards,
XXX
Esempio 2: Follow-up dopo una riunione
Subject: Follow-up: Yesterday’s Meeting
Dear Team,
Thank you all for taking the time to join yesterday’s meeting. I am writing to summarize the main points we discussed and to confirm the next steps.
As agreed, the marketing proposal will be finalized by Friday, and the budget review will take place during our call next Tuesday. Please let me know if I have missed anything or if you have further questions.
Best regards,
XXX
Esempio 3: Comunicazione con un cliente internazionale
Subject: Update on Your Order – Slight Delay
Dear Ms. XXX,
I am writing to update you on the status of your recent order. Unfortunately, we are experiencing a short delay due to a supply issue, and we now expect to ship your order by the end of next week.
We understand this may cause some inconvenience and apologize for any disruption to your plans. Please do not hesitate to contact me if you need any further information in the meantime.
Yours sincerely,
XXX
Esempio 4: Richiesta di un appuntamento
Subject: Meeting Request – Partnership Opportunities
Dear Mr. XXX,
I hope you are doing well. I am writing to ask whether you would be available for a call next week to discuss potential partnership opportunities between our two companies.
Would Wednesday or Thursday afternoon suit you? I am happy to adapt to your schedule and can send a calendar invite once we agree on a time.
Looking forward to your reply.
Best regards,
XXX
Errori comuni
Anche chi ha un buon livello di inglese generale può incorrere in alcuni errori tipici quando scrive email di lavoro, spesso senza rendersene conto. Il più frequente è la traduzione letterale dall’italiano: espressioni come “I ask you the possibility to…” nascono da una forma italiana e risultano poco naturali per un madrelingua, mentre una formulazione come “I would like to ask whether it would be possible to…” comunica la stessa richiesta in un inglese autentico.
Anche il registro può tradire una scarsa dimestichezza con il contesto: aprire un’email a un nuovo cliente con “Hi!” o chiuderla con “Bye” rischia di risultare troppo informale in molti ambienti aziendali, così come un eccesso di formalità con un collega con cui si lavora ogni giorno può creare una distanza non necessaria. Trovare il tono giusto per l’interlocutore è una delle competenze più difficili da acquisire, ed è qui che la differenza tra chi conosce l’inglese e chi lo sa usare con naturalezza emerge maggiormente.
Ci sono poi alcune convenzioni che generano ambiguità se non si conoscono: il formato delle date, ad esempio, cambia tra inglese britannico (giorno/mese/anno) e americano (mese/giorno/anno), per cui scrivere per esteso il mese – “12 March 2026” oppure “March 12, 2026” – evita fraintendimenti con interlocutori di paesi diversi. Allo stesso modo, nella comunicazione professionale in inglese è preferibile essere diretti sul risultato atteso: i giri di parole che in altre lingue possono suonare più cortesi, in inglese rischiano semplicemente di rendere la richiesta poco chiara, con l’effetto opposto a quello desiderato. Infine, un dettaglio spesso trascurato ma tutt’altro che secondario è la firma: omettere ruolo, azienda o recapiti in una prima comunicazione può indebolire la credibilità del messaggio, proprio nei momenti in cui costruire fiducia con un nuovo interlocutore conta di più.
Dietro ogni email scritta con sicurezza c’è una persona che si sente a proprio agio nel comunicare in inglese, capace di esprimersi con le proprie parole e di capire fino in fondo l’interlocutore, senza il disagio di sentirsi limitata o fraintesa. È da qui che parte la qualità della comunicazione scritta di un’intera organizzazione: ogni email inviata da un membro del team, a un cliente, un fornitore o un partner estero, riflette il livello di sicurezza con cui quella persona lavora in inglese, e contribuisce all’immagine complessiva dell’azienda e alla qualità delle relazioni professionali che questa costruisce nel tempo.
Burlington English affianca imprese e organizzazioni nello sviluppo delle competenze comunicative dei propri team, con percorsi disegnati su misura per funzione, livello e obiettivo aziendale. Tra i Corporate Topics dedicati alle esigenze reali del mondo del lavoro, Scrivere email professionali è uno dei percorsi pensati per aiutare i team a comunicare con sicurezza ed efficacia nei contesti internazionali, insieme ad altre competenze trasversali come condurre riunioni, presentare con sicurezza e gestire le relazioni con i clienti esteri.
Domande frequenti
Come si inizia una mail formale in inglese?
Si inizia con la formula di apertura adatta al destinatario: “Dear Mr. Rossi,” o “Dear Ms. Bianchi,” quando si conosce il nome, “Dear Sir or Madam,” quando non lo si conosce, “Hello [Name],” in contesti professionali meno formali. Subito dopo si indica il motivo del messaggio, per esempio “I am writing to follow up on our conversation from last week.”
Qual è la struttura di una email in inglese?
Un’email formale in inglese si compone di sette parti: subject line (oggetto), salutation (saluto iniziale), opening line (apertura), body (corpo del messaggio), closing line (chiusura), sign-off (formula di saluto finale) e signature (firma). Il corpo va diviso in paragrafi brevi, ciascuno dedicato a una sola informazione o richiesta.
Come si scrive “cordiali saluti” in inglese?
L’equivalente più usato è “Best regards,” oppure “Kind regards,”. Nell’inglese britannico, nelle comunicazioni più formali, si usa “Yours sincerely,” quando l’email si apre con il nome del destinatario (“Dear Mr. Rossi,”) e “Yours faithfully,” quando si apre con “Dear Sir or Madam,”. Nell’inglese americano si usa “Sincerely,” in entrambi i casi.
Come si dice “in allegato” in inglese?
Nelle email si usa attached: “Please find attached the report we discussed.” oppure “I have attached the document for your review.” Il termine enclosed si riferisce invece a ciò che si inserisce in una busta e appartiene alla corrispondenza cartacea, quindi in un’email risulta fuori luogo.
Come si conclude una mail in inglese?
Prima del saluto finale si inserisce una riga che riepiloga il passo successivo o ringrazia l’interlocutore: “Please let me know if you have any questions.”, “I look forward to hearing from you.” oppure “Thank you for your time and consideration.” Seguono il sign-off e la firma con nome, ruolo e azienda.
Si scrive “email” o “mail” in inglese?
In inglese la forma corretta è email: mail indica la posta in generale, soprattutto quella cartacea. In italiano “mail” è ormai di uso comune come abbreviazione, ma in un testo in inglese si scrive sempre email. La grafia e-mail con il trattino è la forma più datata e oggi poco usata.
